Durées de Conservation des Données : Le Tableau Complet par Type de Document

Pourquoi les durées de conservation sont essentielles

En France, toute entreprise doit conserver ses documents pendant des durées minimales fixées par la loi. Mais depuis l'entrée en vigueur du RGPD, la règle s'inverse pour les données personnelles : vous devez les supprimer dès qu'elles ne sont plus nécessaires.

Entre obligations légales de conservation et principe de limitation du RGPD, trouver le bon équilibre est un véritable casse-tête. Cet article vous présente les durées applicables en France pour chaque type de document, avec les références légales et les recommandations de la CNIL.

Ce que dit le RGPD

L'article 5-1-e du RGPD pose le principe de limitation de la conservation : les données personnelles doivent être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire aux finalités du traitement.

Concrètement, cela signifie que vous devez :

• Définir une durée de conservation pour chaque traitement
• Documenter cette durée dans votre registre des traitements
• Informer les personnes concernées de cette durée
• Mettre en place des mécanismes de purge automatique ou manuelle
• Être capable de justifier vos choix en cas de contrôle

Les sanctions récentes

La CNIL sanctionne régulièrement les entreprises qui ne respectent pas les durées de conservation :

• PAP (janvier 2024) : 100 000€ d'amende pour conservation excessive des données utilisateurs et information inexacte sur les durées
• Infogreffe (2023) : 250 000€ d'amende — 25% des données utilisateurs conservées au-delà des durées prévues
• Free (janvier 2026) : 42M€ d'amende (Free Mobile + Free) — la conservation excessive des données a été retenue comme facteur aggravant
• Mobius Solutions (février 2026) : 1M€ d'amende — conservation de données après fin de contrat avec le responsable de traitement

En 2025, l'absence de politique rigoureuse de conservation figure parmi les principaux motifs de mise en demeure de la CNIL, notamment dans le secteur de l'aide sociale à l'enfance.

Le cycle de vie des données

La CNIL distingue trois phases dans le cycle de vie d'une donnée personnelle :

1. Conservation en base active

C'est la durée d'utilisation courante, pendant laquelle les données sont directement accessibles par les services opérationnels. Elle correspond au temps nécessaire pour atteindre l'objectif du traitement.

Exemple : Les données d'un candidat non retenu sont conservées en base active pendant 2 ans maximum par le service RH.

2. Archivage intermédiaire

Les données ne sont plus utilisées au quotidien mais doivent être conservées pour des raisons légales ou en cas de contentieux. L'accès est restreint et justifié.

Exemple : Les factures sont archivées pendant 10 ans pour répondre aux obligations comptables et fiscales, même si la relation client est terminée.

3. Archivage définitif (cas particuliers)

Certaines données peuvent être conservées sans limitation de durée pour des raisons d'intérêt public, scientifique ou historique. Cette phase concerne principalement les archives publiques.

Exemple : Les archives hospitalières peuvent être versées aux Archives départementales pour conservation définitive.

Tableau des durées de conservation : Documents comptables

Les documents comptables sont soumis à l'article L123-22 du Code de commerce qui impose une conservation de 10 ans à compter de la clôture de l'exercice.

Document	Durée	Point de départ	Référence
Livre journal, grand livre, livre d'inventaire	10 ans	Clôture de l'exercice	Art. L123-22 C. com.
Factures clients et fournisseurs	10 ans	Date d'émission	Art. L123-22 C. com.
Bons de commande et de livraison	10 ans	Date d'émission	Art. L123-22 C. com.
Bilans et comptes de résultat	10 ans	Clôture de l'exercice	Art. L123-22 C. com.
Pièces justificatives comptables	10 ans	Clôture de l'exercice	Art. L123-22 C. com.
Relevés bancaires	5 ans	Date du relevé	Art. L110-4 C. com.
Talons de chèques	5 ans	Date d'émission	Art. L110-4 C. com.

Tableau des durées de conservation : Documents fiscaux

L'article L102 B du Livre des procédures fiscales fixe la durée de conservation à 6 ans pour les documents fiscaux. Ce délai correspond à la période pendant laquelle l'administration fiscale peut exercer son droit de contrôle.

Document	Durée	Point de départ	Référence
Déclarations de TVA	6 ans	Année d'imposition	Art. L102 B LPF
Déclarations d'impôt sur les sociétés (IS)	6 ans	Année d'imposition	Art. L102 B LPF
Déclarations d'impôt sur le revenu (IR)	6 ans	Année d'imposition	Art. L102 B LPF
Cotisation foncière des entreprises (CFE)	6 ans	Année d'imposition	Art. L102 B LPF
Justificatifs de crédit d'impôt	6 ans	Année d'imposition	Art. L102 B LPF

Tableau des durées de conservation : Documents RH et paie

Les documents relatifs à la gestion du personnel sont soumis au Code du travail. Les durées varient selon la nature du document.

Document	Durée	Point de départ	Référence
Bulletins de paie (double employeur)	5 ans	Date d'émission	Art. L3243-4 C. trav.
Bulletins de paie électroniques (accès salarié)	50 ans ou 75 ans du salarié	Date d'émission	Art. L3243-4 C. trav.
Contrat de travail	5 ans	Fin du contrat	Art. L1221-26 C. trav.
Registre unique du personnel	5 ans	Départ du salarié	Art. R1221-26 C. trav.
Solde de tout compte	5 ans	Date de signature	Art. 2224 C. civ.
Justificatifs de cotisations sociales	3 ans	Date de versement	Art. L244-3 CSS
Documents de suivi du temps de travail	1 an	Date du document	Art. D3171-16 C. trav.
Convention de forfait (suivi jours)	3 ans	Date du document	Art. D3171-16 C. trav.
CV et candidatures non retenues	2 ans	Dernier contact	Recommandation CNIL
Déclarations d'accidents du travail	5 ans	Date de déclaration	Art. D4711-3 C. trav.
Documents santé et sécurité au travail	5 ans	Date du document	Art. D4711-3 C. trav.
Documents exposition substances dangereuses	40 ans	Fin de l'exposition	Art. R4412-55 C. trav.

Tableau des durées de conservation : Données commerciales et clients

Pour les données clients et prospects, la CNIL a publié un référentiel (délibération n°2021-131 du 23 septembre 2021) qui fixe des durées indicatives.

Type de données	Durée base active	Archivage intermédiaire	Point de départ
Données clients (exécution contrat)	Durée du contrat	5 ans (contentieux)	Fin de la relation
Données clients (prospection)	3 ans	—	Fin de la relation
Données prospects (non-clients)	3 ans	—	Dernier contact émanant du prospect
Programme de fidélité	Durée d'adhésion	3 ans (prospection)	Fin d'adhésion
Contrats commerciaux	Durée du contrat	5 ans	Fin du contrat
Contrats électroniques >120€	Durée du contrat	10 ans	Date de conclusion
Documents de transport	5 ans	—	Date d'émission
Déclarations en douane	3 ans	—	Date de déclaration
Données impayés	Durée du contentieux	5 ans (prescription civile)	Clôture du dossier

Tableau des durées de conservation : Données web et cookies

Les données collectées sur votre site web sont soumises à des règles spécifiques, notamment les recommandations de la CNIL sur les cookies.

Type de données	Durée	Référence
Cookies de mesure d'audience	13 mois maximum	Recommandation CNIL cookies
Consentement aux cookies	6 mois (renouvellement)	Recommandation CNIL cookies
Journaux de connexion (logs)	1 an	Art. L34-1 CPCE
Données de connexion (opérateurs)	1 an	Art. L34-1 CPCE
Comptes utilisateurs inactifs	3 ans maximum	Recommandation CNIL
Données formulaire contact	3 ans (prospection)	Référentiel CNIL activités commerciales
Images de vidéosurveillance	1 mois maximum	Art. L252-3 CSI

Tableau des durées de conservation : Données de santé

Les données de santé bénéficient d'un régime particulier avec des durées de conservation souvent plus longues.

Type de données	Durée	Point de départ	Référence
Dossier médical patient	20 ans	Dernier séjour / dernière consultation	Art. R1112-7 CSP
Dossier patient mineur	20 ans à partir des 18 ans (min. 28 ans)	Majorité du patient	Art. R1112-7 CSP
Traçabilité dispositifs médicaux	10 ans	Fin d'utilisation	Art. R5212-36 CSP
Données transfusion sanguine	30 ans	Date de la transfusion	Art. R1221-40 CSP
Fiche audioprothésiste	10 ans	Dernière intervention	Art. R4361-10 CSP

Tableau des durées de conservation : Documents sociétaires

Les documents liés à la vie de la société ont des durées de conservation spécifiques.

Document	Durée	Point de départ	Référence
Statuts de la société	5 ans après radiation	Radiation du RCS	Art. 2224 C. civ.
PV d'assemblées générales	5 ans	Date de l'AG	Art. 2224 C. civ.
Registre des mouvements de titres	5 ans après radiation	Radiation du RCS	Art. 2224 C. civ.
Feuilles de présence	3 ans	Date de l'AG	Art. R225-106 C. com.
Rapport de gestion	3 ans	Date d'approbation	Art. R225-102 C. com.

Tableau des durées de conservation : Contentieux et assurances

En cas de litige, les durées de conservation sont alignées sur les délais de prescription.

Type de contentieux	Durée conservation	Référence
Contentieux civil (droit commun)	5 ans	Art. 2224 C. civ.
Contentieux immobilier	30 ans	Art. 2227 C. civ.
Contentieux pénal (contraventions)	1 an	Art. 9 C. proc. pén.
Contentieux pénal (délits)	6 ans	Art. 8 C. proc. pén.
Contentieux pénal (crimes)	20 ans	Art. 7 C. proc. pén.
Dommages corporels	10 ans	Art. 2226 C. civ.
Contrats d'assurance	2 ans après expiration	Art. L114-1 C. assur.
Sinistres corporels (assurance)	10 ans	Art. 2226 C. civ.

Comment mettre en place votre politique de conservation

Une politique de conservation efficace repose sur 5 étapes :

1. Cartographier vos traitements

Identifiez toutes les catégories de données que vous traitez et leur finalité. Cette cartographie doit figurer dans votre registre des traitements (article 30 RGPD).

2. Définir les durées applicables

Pour chaque traitement, déterminez la durée de conservation en vous appuyant sur :

• Les obligations légales (codes du commerce, du travail, fiscal...)
• Les référentiels sectoriels de la CNIL
• Les délais de prescription applicables
• Vos besoins opérationnels justifiés

3. Documenter vos choix

Constituez un dossier comprenant :

• Le registre des traitements avec les durées
• Les références aux textes réglementaires
• La justification des durées choisies
• Les procédures internes de purge et d'archivage

4. Mettre en place des mécanismes de purge

Automatisez autant que possible la suppression des données arrivées à échéance. Si vos logiciels ne le permettent pas, mettez en place des procédures manuelles régulières et documentées.

5. Informer les personnes concernées

Indiquez clairement dans votre politique de confidentialité les durées de conservation pour chaque catégorie de données, ou les critères permettant de les déterminer.

Les erreurs qui coûtent cher

Lors de ses contrôles, la CNIL constate régulièrement :

• L'absence de politique de conservation : aucune durée n'est définie, les données s'accumulent indéfiniment
• Des durées excessives : conservation bien au-delà de ce qui est nécessaire ou légal
• L'absence de mécanismes de purge : les durées sont définies mais jamais appliquées
• Une information inexacte : les durées communiquées aux personnes ne correspondent pas à la réalité
• L'absence de distinction : mêmes durées pour tous les traitements sans justification

Ces manquements sont systématiquement vérifiés lors des contrôles et constituent des fondements autonomes de sanction.

Et votre politique de confidentialité ?

Votre politique de confidentialité doit obligatoirement mentionner les durées de conservation de chaque catégorie de données (article 13 RGPD). C'est l'un des points vérifiés en priorité par la CNIL lors de ses contrôles.

RGPDKit génère automatiquement une politique de confidentialité qui inclut les durées de conservation adaptées à votre activité. En quelques minutes, vous disposez d'un document conforme aux exigences RGPD, avec des durées cohérentes et justifiées.

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En résumé

La conservation des données est encadrée par de multiples textes : Code de commerce (10 ans pour la comptabilité), Code du travail (5 ans pour les documents RH), Livre des procédures fiscales (6 ans), et le RGPD qui impose de supprimer les données dès qu'elles ne sont plus nécessaires.

En 2025-2026, la CNIL a fait de la conservation excessive des données l'un de ses axes prioritaires de contrôle. Les sanctions se multiplient, et la volumétrie des données conservées devient un facteur aggravant dans le calcul des amendes.

Pour vous mettre en conformité :

• Cartographiez vos traitements et définissez une durée pour chacun
• Documentez vos choix avec les références légales
• Mettez en place des mécanismes de purge automatique ou manuelle
• Informez clairement les personnes dans votre politique de confidentialité

Une bonne gestion des durées de conservation n'est pas seulement une obligation légale : c'est aussi un indicateur de maîtrise de vos données et de maturité RGPD.